E’ opinione diffusa, e per certi versi assolutamente condivisibile, che l’evoluzione normativa degli ultimi anni abbia portato un appesantimento operativo negli uffici acquisti delle stazioni appaltanti italiane.

Tracciabilità, trasparenza, anticorruzione: terminologie ormai ben note e diffuse che portano alla mente di molti quegli adempimenti che vengono percepiti come inutili e faticosi appesantimenti delle procedure di acquisto.

Eh si, perché per portare a termine una procedura di acquisto il “buyer”, che riceve la segnalazione dell’esigenza e le relative autorizzazioni, deve gestire la procedura all’interno dei suoi sistemi software ma deve anche collegarsi con il sistema SIMOG di ANAC per inserire le stesse informazioni ed ottenere il codice gara e il codice CIG che identificano univocamente la sua iniziativa di acquisto.
Se l’acquisto ha un importo presunto inferiore a 40.000 Euro, in alternativa al SIMOG, può (badate bene, può e non deve) collegarsi al sistema degli SMARTCIG per ottenere un CIG semplificato inserendo un numero ridotto di informazioni.

Successivamente, una volta che avrà completato le operazioni preliminari per la sua procedura, dovrà pubblicare il bando o inviare le lettere di invito, a seconda del tipo di procedura che avrà deciso di seguire per la sua iniziativa.

Anche in questo caso dovrà inserire informazioni nei suoi sistemi interni ma anche nei sistemi di ANAC, in particolare nel sistema SIMOG dove dovrà:

  • definire i requisiti che deve rispettare il fornitore, nel caso in cui si avvalga del sistema AVCPass;
  • inserire la data di pubblicazione dell’iniziativa di acquisto (bando o lettera di invito);
  • inserire la data di scadenza presentazione offerte;
  • procedere con il perfezionamento della gara.

A valle della pubblicazione l’iter di acquisto prosegue con l’analisi della documentazione amministrativa, del progetto tecnico (se richiesto) e dell’offerta economica ricevute dai partecipanti, al fine di individuare: l’aggiudicatario, l’importo di aggiudicazione, la data di aggiudicazione provvisoria e, successivamente, la data di aggiudicazione definitiva.
Tutte queste informazioni, debitamente registrate dalla stazione appaltante, dovranno essere comunicate ad ANAC al fine di tracciare la procedura di gara, ma come?

Sempre attraverso l’inserimento dei dati nel SIMOG.

Ancora una volta, quindi, il RUP dovrà collegarsi al SIMOG copiando nuovamente le informazioni precedentemente registrate nei suoi sistemi interni, per completare la scheda di aggiudicazione richiesta da ANAC, confermandone poi il contenuto per renderla definitiva.

Una volta conclusa la fase di aggiudicazione la procedura di acquisto potrebbe ritenersi conclusa, ma, per i settori ordinari, l’iter prosegue. Infatti, a valle dell’aggiudicazione, si passerà alla fase esecutiva dell’appalto, che prevedere a carico del RUP l’inserimento nel SIMOG di tutti quegli eventi che caratterizzano l’andamento della commessa:

  • SAL, stati avanzamento lavori;
  • Interruzioni e riprese;
  • Subappalti;
  • Proroghe;
  • Istanze di recesso ;
  • ecc.ecc.

fino ad arrivare al termine dei lavori, comunicazione che dovrà avvenire con la compilazione di una scheda di conclusione.

Quanto appena descritto definisce solo parte degli adempimenti cui deve attenersi la stazione appaltante, infatti abbiamo descritto finora sinteticamente gli Obblighi di Trasmissione previsti dal D.Lgs. 163, ma a questi vanno ad aggiungersi gli Obblighi di Pubblicazione. Infatti, per adempiere a quanto definito dal D.Lgs.33/2012 (Decreto sulla Trasparenza), la stazione appaltante deve pubblicare sul proprio sito istituzionale un insieme di informazioni molto simili a quelle previste dagli Obblighi di Trasmissione e comunicate ad ANAC tramite il SIMOG.

Per adempiere sia a quanto descritto nella Legge 190/2012 sull’anticorruzione, art. 1 comma 32, che a quanto definito da ANAC nel comunicato del 22 Maggio 2013, la stazione appaltante deve, entro il 31 Gennaio di ogni anno, costruire un file XML adeguatamente strutturato con un insieme di informazioni ben precise e renderlo disponibile e accessibile al pubblico sul proprio sito istituzionale.
Nel file XML, oltre al set informativo costituito dalle informazioni già trasmesse ad ANAC mediante inserimento nel sistema SIMOG, vengono richieste per ogni acquisto, a prescindere che sia tracciato o meno con un CIG, anche altri dati come:

  • le ditte invitate / partecipanti;
  • le somme liquidate iva esclusa.

Da questo quadro generale, appare abbastanza chiaro che la maggior criticità riguarda un insieme di informazioni ben preciso, abbastanza consistente ma non troppo complesso, e che la corretta gestione di queste informazioni può rendere tutto più semplice.

Per snellire i processi operativi e ridurre l’inserimento dei dati, nonché la gestione ed il monitoraggio degli stessi, sarebbe necessario che la stazione appaltante realizzasse o acquistasse sul mercato una soluzione software in grado di gestire correttamente queste informazioni, inviarle su canale telematico ai sistemi degli enti che le richiedono e disporre di strumenti di monitoraggio e controllo.